Analyse der Geschäftsprozesse zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit einer Organisation
Business Process- und Performance Management haben zum Ziel, die Geschäftsprozesse aller Bereiche und alle Mitarbeiter eines Unternehmens auf die Steigerung seiner Leistungsfähigkeit auszurichten. Hierzu sind die Kenntnis und die Transparenz der Geschäftsprozesse erforderlich.

Das BPM Application Wheel

Der Aufbau des Application Wheels: Es zeigt, welche inhaltlichen Ansätze im Rahmen von BPM verfolgt werden können. Die Fortsetzung des Phasenpfeils auf der linken Seite wird auf der rechten Seite durch die Entwicklung der wesentlichen BPM-Konzepte der IDS Scheer dargestellt.

BPM-Konzepte
Das ARIS-Haus ist ein Rahmenkonzept zur Beschreibung von Geschäftsprozessen. Mit dem House of Business Engineering wurde ein Lifecycle-Konzept des Geschäftsprozess-managements entwickelt. Mit dem Begriff Advanced BPM werden die aktuellen Konzepte und Produkte der IDS Scheer bezeichnet.

BPM-Objekte
Daten beschreiben Ergebnisse von Geschäftsaktivitäten, nicht aber die Aktivitäten selbst. Bei vielen Analysen, insbesondere bei Data Warehouse - Ansätzen, stehen trotzdem die Daten als Analyseobjekte im Mittelpunkt. Sie beschreiben die Ergebnisse von Geschäftsaktivitäten einer Periode, eines Verkaufsgebietes oder einer Organisationseinheit. Aus einer reinen Datenanalyse können aber nur eingeschränkt organisatorische Erkenntnisse gewonnen werden. In Geschäftsprozessmodellen werden alle für signifikant erachteten Alternativen der Geschäftsprozessausführung abgebildet. Dies kann bei komplexen Geschäftsprozessen zu einer unübersichtlichen Vielfalt von Verzweigungen führen. Eine wichtige Möglichkeit zur Reduktion dieser Beschreibungskomplexität ist die Herauslösung des Regelwissens zur Verzweigungssteuerung in Regeldokumentationen.

Darstellung der Prozessarten
Das Geschäftsprozessmanagement kann sich auf unterschiedliche Geschäftsprozesstypen beziehen. Sie sind in einer Hierarchie dargestellt. Die operativen Geschäftsprozesse sind sehr eng mit der Leistungserstellung und Leistungsdefinition einer Organisation verbunden. Das Y-Modell im inneren Kreis beschreibt die operativen Kernprozesse. Der rechte Flügel des Y kenn zeichnet den Prozess der Leistungs- oder Produktentwicklung, wie er hier beispielhaft durch die dabei eingesetzten Systeme innerhalb der Entwicklung materieller Produkte in Industriebetrieben gekennzeichnet ist. Der linke Flügel des Y beschreibt die Logistik, also wie die Leistungen mit den Beschaffungs- und Absatzmärkten verbunden werden und im unteren Teil wie die Fertigungsaufträge mit den Beschreibungsdaten der Produkte verknüpft werden.

Phasen des BPM-Lebenszyklus

Die von Geschäftsprozessen erzeugten Daten können in vielfältiger Form durch Reporting-Tabellen dargestellt werden. Da die Daten Ergebnisse von bereits abgelaufenen Geschäftsvorfällen sind, repräsentieren sie Vergangenheitsinformationen. Beim Monitoring werden dagegen laufende Geschäftsprozesse verfolgt und ihr Status transparent gemacht. Der Blick in die Zukunft und die wahrscheinlichkeitsbehaftete Vorhersage von kommenden Situationen („Prediction“) aufbauend auf aktuellen Monitoring-Informationen und What-If-Funktionalitäten gewinnt zunehmend an Bedeutung.

Phasen des BPM-Lebenszyklus
Business Process Management folgt einem Lifecycle-Konzept. Nicht nur der Entwurf optimierter Geschäftsprozesse, also die Design-Phase, wird methodisch unterstützt, sondern auch die darauf aufbauende Implementierung der Ausführungssysteme. Gerade die enge Anbindung der Designphase an die Implementierung stellt sicher, dass die in BPM-Projekten erstellten Modelle in die Unternehmens-wirklichkeit umgesetzt werden.

BPM-Anwendergruppen

In der ersten Generation der BPM Diskussion wurde das Konzept an speziell dafür ausgesuchte Fachleute im Unternehmen adressiert. Die Modellierung von Geschäftsprozessen war meistens eine Aufgabe methodisch geschulter Spezialisten, die häufig aus dem IT Bereich einer Organisation rekrutiert wurden. Anschließend wurden organisatorische Maßnahmen getroffen und die zu verändernden Geschäftsprozesse bearbeitet.

Strukturiertheit von Geschäftsprozessen
Bezüglich der Strukturiertheit von Geschäftsprozessen kann zwischen gut strukturierten, halb strukturierten und schwach strukturierten Geschäftsprozessen unterschieden werden, wobei die schwach strukturierten auch als Wissensprozesse bezeichnet werden.

Steuerung von Leistungsflüssen
Gegenstand des Geschäftsprozessmanagements ist die Steuerung von Leistungsflüssen. Die zu erstellenden Leistungen können in einem ersten Schritt durch Papierdokumente repräsentiert werden, die Planungs- und Ergebnisinformationen über den Leistungsfortschritt bzw. die Leistungsergebnisse angeben. Werden die Daten direkt aus dem Leistungserstellungsprozess in digitaler Form erfasst, ist eine höhere Aktualität möglich. Im dritten Schritt werden die Leistungsobjekte selbst zu Informationssendern und Empfängern.

Reichweite von BPM
Wird Geschäftsprozessmanagement im Rahmen einer organisatorischen Umstellung betrieben, so ist der Ansatz mehr projektbezogen. Wird dagegen eine gesamte Geschäftseinheit reorganisiert und werden neue Geschäftsprozessstrukturen und Management- systeme eingeführt, so ist der Ansatz bereits weitgreifender und zeitlich unlimitiert. Stellt sich die Organisation ganzheitlich prozessorientiert auf und werden für alle Geschäftsprozesstypen Business Process Owner eingerichtet und durchgehend Performance-Indikatoren definiert, so erhalten wir die gewünschte ganzheitliche Geschäftsprozessorganisation.

Kennzahlen zur Analyse von Geschäftsberichten
Bei einer rein auf Geldgrößen orientierten Steuerung der Geschäftsprozesse und ihrer Performance werden die Ergebnisse der Unternehmensprozesse durch Erlöse und Kosten erfasst. Werden erweiterte Performance-Indikatoren wie Mengen, Qualitäten, Zeiten, organisatorische Umbesetzungen usw. herangezogen, ist eine intensivere Analyse und Steuerung der Geschäftsprozesse möglich. Werden die Indikatoren unternehmensweit eingesetzt, können auch über Standorte hinweg Benchmark-Vergleiche durchgeführt werden, die Aufschlüsse über Best-Practice-Fälle geben und damit eine intensivere Optimierung ermöglichen.

BPM Technology Wheel
Der enge Zusammenhang zwischen neuen Managementkonzepten und der Entwicklung der Informationstechnologie wurde bereits mehrfach deutlich. Entsprechend dem Application Wheel wird nun ein BPM Technology Wheel entwickelt. Auch hier werden die einzelnen Aspekte in drei grobe Entwicklungsphasen aufgeteilt. Sie zeigen jeweils den informationstechnischen Fortschritt an.

Modellierung
Bei einem Standalone-Modeling-Tool werden die Modellierungsergebnisse in dem Repository des Tools gespeichert. Eine technische Weiterverwendung der Daten findet nicht statt. Bei der ERP-Integration wird vorausgesetzt, dass die Anbieter von Unternehmenssoftware die Prozessinhalte ihrer Anwendungen durch Modelle dokumentiert haben. Bei modellgetriebener Unternehmenssoftware ist der Modellierungsansatz noch enger mit der Software verknüpft. Alle Einstellungen der Software zur Konfiguration und zum Customizing können nur über Modelleinstellungen und –änderungen vollzogen werden.

Software Architektur
Diese Software Architektur unter Nutzung von Business Process Plattformen sowie die in Services gegliederten Anwendungen (SOA) stellen die gegenwärtig fortschrittlichste Lösung dar.

Datenbank
Die erste Phase des Datamanagements ist durch die Verwaltung aller operativen Daten von einem einheitlichen Database-Management-System gekennzeichnet.

Kommunikation
Mit dem Versenden von Mails zwischen Anwendern aber auch zwischen Systemen kann eine asynchrone Kommunikation zwischen Mensch, Mensch und System sowie System zu System unterstützt werden. Bei Anwendung von Portal-Technologien können Benutzer gleichzeitig miteinander kommunizieren unter jeweils transparenter Sicht auf den Arbeitsfortschritt der anderen Benutzer. Die Web 2.0-Technologie des Internets unterstützt die Kommunikation zwischen und innerhalb von Gruppenmitgliedern.

Prozessintegration
Werden lediglich einzelne Prozessabschnitte über mehrere Funktionen hinweg integriert, so besteht ein erster prozessorientierter Ansatz, den man als Cross Functional bezeichnen kann. Für die integrierten Prozessfunktionen steht dabei eine gemeinsame Datenbasis zur Verfügung.

Benutzeroberfläche
Entsprechend dem Trend zum User-Centric Computing bekommt auch das User Interface eine zunehmende Bedeutung.

Software-Fokus
In der ersten Phase der Entwicklung von Business Software stand die Unterstützung einzelner Anwendungen im Vordergrund. In der zweiten Phase wurde im Rahmen der ERP-Systeme über die bereits mehrfach genannte einheitliche Datenbasis ein integriertes Anwendungskonzept verfolgt. Beim User-Centric Computing steht die Benutzersicht im Vordergrund. Datenintegration und Prozesslogik werden als gegeben vorausgesetzt.

Dialog
Bei der Batch-Verarbeitung ist die Dateneingabe von der Datenausgabe durch einen Verarbeitungslauf, der ohne Eingriff des Benutzers stattfindet, getrennt. Bei der interaktiven Verarbeitung ist ein enger zeitlicher Zusammenhang zwischen der Dateneingabe und der Verarbeitung gegeben. Die Bearbeitungsvorgänge werden einzeln erfasst und bearbeitet. Bei dem Real Time Enterprise wird dieses Prinzip durchgängig beibehalten. Alle Objekte, die an der Leistungserstellung und –verwertung beteiligt sind, werden Real Time gesteuert.

Kontrollstruktur
Bei klassischen Anwendungssystemen ist die Ablauffolge der einzelnen Statements in dem Computerprogramm hart codiert. Bei Einführung eines Workflow-Systems wird die Steuerung der zu bearbeitenden Vorgänge durch Ein- und Ausgabekörbe geregelt, in die die zu bearbeitenden bzw. bereits abgearbeiteten Vorgänge entnommen oder eingestellt werden. Bei Einsatz von Rule Engines wird die in Workflow-Systemen eingebettete Logik zur Ablaufsteuerung, also z. B. logische Verzweigungen oder das Verteilen auf einzelne Arbeitsstellen, herausgelöst und in eine eigenständige Regelsteuerung überführt.

BPM Checkup
Application- und Technology-Wheel können zur Evaluierung des eigenen BPM-Status eingesetzt werden („BPM Checkup“). In nebenstehender Abbildung ist dazu ein fiktives Beispiel eines Unternehmens für beide Sichten angegeben.

BPM Checkup
Zur eigenen Anwendung sind die leeren Wheels angegeben, die für den Check des BPM-Status für die eigene Organisation ausgefüllt werden können.

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